"Net op tijd"

BM Engineering is een allround studiebureau dat gebouwen en infrastructuur ontwerpt voor de private en de publieke sector. Intussen telt het bedrijf 2 aparte vestigingen, meer dan 60 medewerkers en 6 meewerkende vennoten. Het resultaat van een gestage groei én de aanleiding om de eigen IT-infrastructuur onder de loep te nemen. Eind 2019 klopten ze bij denk IT aan voor een modernisering van hun IT-omgeving. De specifieke noden van de bouw en van hun ingenieurs die vaak de baan op zijn, vormden de grootste uitdaging voor dit project. Bestuurder Jan Leye getuigt over deze samenwerking.

“Toen bleek dat onze IT-infrastructuur verouderd was en niet meer op maat van de grootte van onze organisatie, zijn we beginnen uitkijken naar een nieuwe oplossing,” vertelt Jan Leye. “Ook de support was niet meer op maat van onze organisatie. In onze zoektocht was het dus belangrijk een partner te vinden die niet alleen een volledig nieuwe IT-infrastructuur kon aanbieden aangepast aan onze noden, maar ook de nodige support. Een partner met referenties in de bouwsector.”  

Net op tijd  

Eind 2019 ging BM Engineering in zee met denk IT. Jan legt uit wat die specifieke noden dan wel zijn. “De helft van onze mensen zijn ingenieurs en die zijn vaak op verplaatsing, of het nu naar een werf is of bij klanten, een meeting of thuiswerk nu met de corona. De mobiliteit is dus belangrijk, maar er zijn ook de zeer specifieke programma’s waar wij mee werken. Onze mensen moeten zeer grote bestanden kunnen openen, bewerken en doorsturen en met de gewone VPN-toepassingen was dat niet mogelijk. Samen met denk IT hebben we dan de VDI-oplossing uitgerold. Dat betekent dat je eigenlijk met virtuele desktops op de server werkt. Je kan zelfs via de 4G van je smartphone van op afstand werken. Het toeval wil dat het nut van zo’n systeem meteen bewezen werd want één week na de uitrol werd iedereen naar huis gestuurd ten gevolge van de eerste COVID lockdown in maart. Gelukkig waren we al overgeschakeld want met ons oude systeem zou het niet mogelijk geweest zijn iedereen van thuis uit te laten werken.”    

Ook de telefonie werd onder handen genomen. In plaats van de weinig flexibele telefooncentrale werd gekozen voor het 3CX VoIP-systeem. Jan: “Toen we destijds verhuisd zijn naar Kortrijk hebben we zelf een nieuwe telefooncentrale gezet. Na een tweetal jaar begonnen we toch wel veel ongemakken te ervaren. denk IT heeft ons dan uitgelegd wat VoIP is en 3CX voorgesteld. Vandaag merken we inderdaad dat dat een betere oplossing is qua beheer en op het vlak van flexibiliteit. Zo kan je veel makkelijker nieuwe gebruikers toevoegen.”    

Hocus pocus  

In een volgende fase wordt ook RMM-software ingezet. Jan Leye legt uit wat de bedoeling is: “Dat zou de laatste fase zijn van gans het project : software waarmee je alle eindapparatuur, alle pc’s en laptops monitort. Op die manier kan je problemen voorkomen, want ze worden gedetecteerd nog voor ze zich voordoen. Het hele support-gegeven en het up & running houden van ons systeem zou op die manier nog vlotter moeten verlopen.”    

Afsluitend wil Jan Leye ook nog het belang van het menselijke aspect in zo’n samenwerking benadrukken: “In het hele IT-gebeuren – met alle hocus pocus en toeters en bellen – is de directe aanspreekbaarheid en de klik die we hebben met de mensen van denk IT ook essentieel voor het welslagen van zo’n samenwerking. Dat is ook een belangrijke factor. Het zijn niet alleen de servers en de computers en de chips die het doen, het is de inzet van de mensen. En daar zijn wij zeer tevreden over.”